BSPF verzamelt enkel die gegevens die noodzakelijk zijn voor hetgene waarop de gebruiker intekent. Welke gegevens dat zijn, is afhankelijk van de aard en het doel van dat contact. We gebruiken de verzamelde gegevens uiteraard alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Extra gegevens worden enkel verzameld om een beeld te krijgen van het doelpubliek, ter analyse en voor rapportering naar de overheid.

Wij verzamelen gegevens voor de volgende doeleinden:

NIEUWSBRIEF

Voor onze nieuwsbrief vragen we enkel jouw naam en e-mailadres, dat volstaat om je verder op de hoogte te houden over ons aanbod, onze eigen activiteiten en die waarin we partner zijn. Dat doen we op basis van jouw toestemming. Je kan dus in- en uitschrijven wanneer je wil.

WEDSTRIJDEN EN ACTIVITEITEN

Voor deelname aan wedstrijden en activiteiten vragen we naast je e-mailadres ook je naam om je inschrijving te kunnen verwerken. Via e-mail houden we je op de hoogte van de activiteit en een volgende editie. Wanneer dit nuttig is voor de aard van de activiteit kunnen we ook om een gsmnummer vragen. Jouw gsmnummer gebruiken we enkel om je te verwittigen bij last-minute wijzigingen. De betalingsgegevens nemen we op in onze boekhouding. Deze gegevens verzamelen we om de overeenkomst te kunnen uitvoeren. Daarnaast vragen we ook jouw geboortedatum, geslacht en woonplaats/land. We doen dit om zo per wedstrijd en activiteit ons doelpubliek in kaart te kunnen brengen, om hierover te kunnen rapporteren aan de overheid en om zelf ook te kunnen bijschaven in onze activiteiten. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor analyse en rapportering en worden in geen enkel geval gedeeld met derden. 

VRIJWILLIGERS

Voor vrijwilligers vragen we naast de naam, adres, rijksregisternummer, telefoonnummer ook een rekeningnummer. Deze gegevens zijn noodzakelijk om een vrijwilligerscontract op te kunnen stellen, zodat de vrijwilliger verzekerd is en een vrijwilligersvergoeding kan uitbetaald worden.

Bij wedstrijden, activiteiten en aanmelding van vrijwilligers vragen we deelnemers om hun gegevens door te sturen via een formulier dat we creëren met het platform Jotform. Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, wordt uw e-mailadres automatisch doorgegeven aan de mailingdienst Mailchimp.

Alle gegevens van deelnemers aan activiteiten, alsook ingezonden beelden bij wedstrijden, houden we bij tot het einde van het volgende kalenderjaar. Als je deelneemt aan een activiteit in mei 20XX, worden deze dus gewist eind december 20XX+1. Hetzelfde geld voor gegevens van vrijwilligers, CV's en brieven van sollicitanten bij vacatures. Gegevens van finalisten en winnaars van het BSPF worden gedurende 5 jaar bijgehouden. Documenten in de boekhouding bewaren we zolang dit wettelijk vereist wordt. Voor de meeste documenten is dit tien jaar, in te gaan na afsluiting van het boekingsjaar.

BSPF zal jouw persoonsgegevens nooit zomaar doorgeven aan sponsors of partners. Moesten we dat om een of andere reden wel willen doen, zullen we daar jouw uitdrukkelijke toestemming voor vragen. BSPF werkt wel samen met derden om de verwerking van gegevens mogelijk te maken, zoals webhosting, nieuwsbrieven (Mailchimp), online deelnameformulieren (Jotform) en IT-infrastructuur. Voor de boekhouding werken we eveneens samen met een extern kantoor. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst die de veiligheid van jullie persoonsgegevens waarborgt. Zelf verwerken we onze persoonsgegevens in statistieken om de Vlaamse overheid te informeren over onze werking. We doen dit steeds op basis van anonieme cijfers. We verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen gevestigd buiten de Europese Unie.

Onze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van een website wordt meegestuurd en door jouw browser op de harde schrijf van jouw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden. BSPF gebruikt zelf enkel cookies om via Google Analytics het gebruik van onze website te analyseren, nooit gebruiken we daarvoor persoonlijke informatie. Meer info over cookies en het verwijderen van cookie-bestanden op je eigen computer vind je op aboutcookies.org.

BSPF slaat jouw persoonsgegevens op de BREEDBEELD-server op. Deze is beveiligd met een paswoord en is enkel toegankelijk voor het BREEDBEELD-personeel en, in enkele gevallen, ook door een tijdelijke werkkracht, stagiair of vrijwilliger. We maken dagelijks ook back-ups van deze gegevens op een externe harde schijf, zodat we jouw gegevens terug kunnen aanvullen bij een defect of een storing. Van de boekhouding hebben we naast digitale documenten ook prints op papier. Die verlaten het kantoor enkel om naar de boekhouder te gaan. Ons kantoor is, wanneer niemand aanwezig is, beveiligd met een alarm.

Als betrokkene heb je altijd het recht de persoonsgegevens die we van jou ontvingen in te kijken, ze te verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn, ze te laten verwijderen, de verwerking ervan te laten beperken en bezwaar te maken tegen de verwerking ervan. Stuur daarvoor een mailtje naar lies@bspfestival.org. We vragen dan om ook een kopie van je identiteitskaart mee te sturen, zodat we jouw identiteit kunnen verzekeren. Je hebt ook het recht je gegevens te laten overdragen naar jezelf of direct naar een derde partij.

Als je het niet eens bent met de manier waarop wij jouw gegevens verwerken, kan je een klacht indienen bij de Privacy Commissie, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel of commission@privacycommission.be(www.privacycommission.be).

BSPF heeft het recht om zijn privacyverklaring aan te passen. Deze wijzigingen zullen verschijnen op onze website.

‍